A Nemzeti Adó- és Vámhivatal ajánlást készített a számlázó programok fejlesztői számára, ami támogatja a jogszerű és eredményes működésük kialakítását, valamint az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítését. Ismertette a számlázó programok működésével kapcsolatos legfontosabb követelményeket, valamint javaslatokat fogalmazott meg az elvárt működés kialakításához. A NAV figyelembe vette az adózói és fejlesztői kérdéseket, visszajelzéseket, az online számlaadat-szolgáltatás elemzéseinek tapasztalatait és az ellenőrzésekben feltárt hiányosságokat is.

1. A kötelező adatok meglétének ellenőrzése adatbevitelkor

A számla kötelező adattartalmát alapvetően az Áfa tv.1 határozza meg, illetve egyes speciális esetekben, ezen túl további adatok feltüntetését is megkövetelheti más jogszabály. Az ajánlás javaslatai alapján a számlázó programunk úgy került kialakításra, hogy az adatbevitel során, de feltétlenül a számla adatainak lezárása előtt, ellenőrizze a számla Áfa tv.-ben előírt kötelező adatainak meglétét és a kötelező adatok hiánya esetén a program megakassza a számlakiállítást és figyelmeztesse arra a felhasználót.

2. Átlátható számlakép kialakítása

A számlaképet – az egységes közszolgáltatói számlaképről szóló törvény hatálya alá tartozó számlák kivételével – nem határozza meg jogszabály, azonban az ajánlás szerint a számlaképet és nyomtatványt úgy alakítottuk ki, hogy az könnyen átlátható legyen, valamint az ügyfél számára fontos részek egyértelműen kiemelésre kerüljenek.

3. Sorszámozás helyes kialakítása a programban

A számla sorszámozásának folyamatosságát, ismétlés- és kihagyásmentességét a Számlarendelet szerint a számlázó programnak biztosítania kell. Ennek megfelelően a számlázó programnak biztosítania kell, hogy a felhasználó vagy a számlázó programon kívüli szoftver ne legyen képes befolyásolni a kiadandó sorszámot, valamint meghiúsuló számlakiállítás esetén is megfelelően kezelje a sorszám kiosztást.

4. Vevő adószámának szerepeltetése

A vevő adószámát kötelező szerepeltetni a számlán és az adatszolgáltatásban, ha azt az Áfa tv. előírja. Az adatszolgáltatásra épülő adóhivatali szolgáltatások a vevőt a belföldi adószám alapján azonosítják, így a szolgáltatások igénybevételkor ennek az adatnak kiemelt jelentősége van. Ha a vevő belföldi adóalany és az adószáma nem megfelelően szerepel az adatszolgáltatásban, akkor a vevő az adott számla adatszolgáltatását nem fogja látni az adóhivatali rendszerben. 
Jogi értelemben a számla adattartalmának helyes kialakítása a kiállító felelőssége. Azonban az ajánlás alapján, fejlesztői oldalról úgy alakítottuk ki a programban, hogy az támogassa ügyfeleinket a helyes számlakiállításban, annak érdekében, hogy elkerüljék a hibás számlakiállítás lehetőségét.

5. A bevitt adatok helyességének ellenőrzése

A kötelező számlaadatok ellenőrzésének támogatásán túl az ajánlás alábbi pontjai alapján szoftveres megoldások is segítik a felhasználót a dátumok és számlasorszámok helyes megadásában, valamit azok ellenőrzésében, valuták aktuális árfolyamának meghatározásában. 

6. A tárolt adatok védelme

Adatok tárolására – a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelően – védett adatbázis szolgál, amelynek elérése korlátozott az adatok megóvásának érdekében.

7. A törzsadatok nyilvántartása

A számlázó program a felhasználó és vevő adatokat, termék- és szolgáltatásadatok, cikkeket, adókulcsokat, adókódokat képes a legmegfelelőbb és leghatékonyabb módon tárolni az egyszerűbb használhatóság és átláthatóság érdekében. Számlázó programunk úgy került kialakításra, hogy az előbb felsorolt szempontoknak eleget téve, az adatokat úgynevezett törzsekben tárolja, ezáltal például a számlázáshoz használt áfakódokat elegendő egyszer felrögzíteni az áfa típusok törzsben, ahonnan számlázás alkalmával egyszerűen kiválasztva használhatóak.

8. Számítások és kerekítések elvégzése

Az összegek számítása és egyéb számolások a számlázó program alapvető funkciói közé tartozik, amelyre nem készült külön jogszabály, azonban egyes iparági szabályozások előírnak számításokra vonatkozó szabályokat. Ilyen számítások lehetnek például a kerekítések, külföldi pénznemben kiállított számla adóalap és áthárított adó forintra történő átszámítása. 
Az összegek számítása és ellenőrzése mind a számla kiállításakor, mind az adatszolgáltatási kötözöttség teljesítésekor fontos szempont a felhasználó számára, hiszen a funkciók segítségével megelőzhető a hibás adatszolgáltatás és az ebből eredő problémák.

9. Módosító okiratok specialitásainak kezelése

Ha az adott ügyletről az azt leíró adatok a számlán hiányosan, hibásan szerepelnek vagy az ügylet esetleg meghiúsult, akkor az alapszámlát egy újabb számlával érvényteleníteni vagy módosítani szükséges Az adatszolgáltatási kötelezettség a módosító és érvénytelenítő okiratokra is egyaránt vonatkozik, melyeknek hivatkozniuk kell az eredeti számlára.

Az ajánlásban megfogalmazottak szerint a módosító és érvénytelenítő számlák kiállítását úgy alakítottuk ki, hogy azok átemeljék az adatszolgáltatás szempontjából szükséges adatokat: partneradatok, dátumok, értékek, hivatkozott eredeti számla sorszáma, stb. Ez által a tételek módosítását követően egyszerűen elkészíthető a módosító és sztornó számla, melyről szintén automatikus készül adatszolgáltatás.