Adatszoláltatási kötelezettséget ellátó alkalmazásra vonatkozó NAV ajánlások

2021/27/04

A Nemzeti Adó- és Vámhivatal ajánlást készített a számlázó programok fejlesztői számára, ami támogatja a jogszerű és eredményes működésük kialakítását, valamint az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettség teljesítését.

1. Az adatszolgáltatás meghiúsulásának elkerülése

Az online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése technikai okokból meghiúsulhat, melynek okai lehetnek:

  • a számlázó programban a számlakiállítóhoz rendelt technikai felhasználó adatainak téves rögzítése
  • a technikai felhasználó nem rendelkezik megfelelő jogosultsággal az adatszolgáltatáshoz
  • számlaadatokat leíró XML-állomány sémának nem megfelelő képzése
  • ormailag megfelelő XML-állományban levő alapvető tartalmi hiba

Számlaadatszolgáltatásunk úgy került kialakításra, hogy a számlázó programból érkező számla XML fájlokban található adószámokat validálja. A számlázó programban rögzített felhasználó adószámát a program összeegyezteti az előzetesen megadott technikai felhasználó adataival és amennyiben eltérést tapasztal, megakasztja a számlaküldést, így kizárva a hibás adatszolgáltatás lehetőségét. Továbbá ellenőrzi a számla séma állományát és csak akkor engedi beküldeni, ha minden kötelező feltételnek eleget tesz.

2. Figyelmeztetések

Adatszolgáltatás esetén a beküldött számlaadatokon gépi ellenőrzések mennek végbe. Egy esetleges adathiba vagy összefüggéshiba észlelésekor a feldolgozó rendszer figyelmeztetéseket úgynevezett „WARN” üzeneteket képez. A figyelmeztetések generáló vizsgálatok köre idővel változhat, ezért azok teljes körű kizárása a legkörültekintőbb számlázó szoftver segítségével sem előzhetőek meg teljeskörűen. 

Az adatszolgáltatási kötelezettségért felelős alkalmazásunk különálló webes felhasználói felülettel rendelkezik, amely által a felhasználó könnyedén ellenőrizheti beküldött számláinak státuszát, valamint a visszaérkező figyelmeztetések és hibaüzeneteket.

3. Hibatűrés, a kapott hibaüzenetek, figyelmeztetések kezelése

A számlázó programmal kiállított számlákról történő adatszolgáltatás minden esetben az adatszolgáltatásra kötelezett adózó felelőssége, azonban programunk számos módon támogatja a felhasználót különböző technikai megoldásokkal, hogy ne történhessen mulasztás. 

Különböző műszaki hibák vagy esetleges NAV leállás miatt bekövetkezett számlaadatszolgáltatásokat, a probléma megszűnése után, programunk automatikusan és azonnal teljesíti. Előfordulhat olyan szituáció, amely során a program nem tudja automatikus módon újraküldeni a számlát, erre szolgál a manuális újraküldési funkció, amelyet a felhasználó a felületen keresztül egyszerűen elvégezhet.

A felhasználóknak lehetőségük van email címet beállítani az oldalon, ezáltal bármilyen fellépő hiba esetén arról emailben tájékoztatást kapnak.

4. Együttműködés a felhasználóval

A felhasználók folyamatosan kapcsolatot tarthatnak a szoftver fejlesztőivel, tanácsadóival, akik segítik őket a szoftverek megfelelő használatában: E mellett javaslatokat fogalmazhatnak meg a programmal szemben, hiszen elsődleges célunk a felhasználók igényeinek és folyamatainak teljeskörű kielégítése és támogatása.