A probléma általában akkor kezdődik, amikor nő az árumozgás, több felhasználó dolgozik ugyanazzal az adattal, vagy gyorsabb és pontosabb információra lenne szükség. Ilyenkor válik láthatóvá az Excel egyik legnagyobb korlátja: nem raktárkezelésre készült.

A modern raktár működése ma már valós idejű adatokat, átláthatóságot és automatizált folyamatokat igényel. Ezeket egy WMS (Warehouse Management System) képes biztosítani, míg az Excel hosszú távon egyre több kockázatot és bizonytalanságot hoz magával.

Az egyik különbség az adatbiztonságban jelenik meg. Egy Excel fájl könnyen másolható, módosítható vagy akár véletlenül törölhető. Gyakori probléma, hogy több verzió kering ugyanarról a táblázatról, és idővel már senki sem tudja biztosan, melyik az aktuális. Egy rosszul mentett fájl vagy egy véletlen felülírás pedig komoly működési problémát okozhat.

Egy WMS ezzel szemben központilag kezeli az adatokat. Minden felhasználó ugyanabban a rendszerben dolgozik, valós időben. A módosítások követhetők, a rendszer naplózza az eseményeket, és pontosan látható, ki, mikor és milyen változtatást végzett. Ez nemcsak biztonságosabb működést jelent, hanem átláthatóbb folyamatokat is.

Ugyanilyen fontos a jogosultságkezelés kérdése. Excel esetében gyakran mindenki ugyanahhoz a fájlhoz fér hozzá, teljes szerkesztési jogosultsággal. Ez jelentősen növeli a hibák és a nem kívánt módosítások kockázatát. Egy WMS-ben ezzel szemben pontosan szabályozható, hogy ki milyen adatokat láthat vagy módosíthat. A raktári dolgozó, a vezető és az adminisztrátor eltérő jogosultságokkal dolgozhat, ami biztonságosabb és kontrolláltabb működést eredményez.
A legnagyobb különbség azonban talán a készletkezelésben jelenik meg.

Excel használata esetén a készletinformációk sokszor manuálisan frissülnek. Ez azt jelenti, hogy az adatok csak annyira pontosak, amennyire naprakészen vezetik őket. Egy elmaradt frissítés, egy hibás adatbevitel vagy egy párhuzamos módosítás máris eltérést okozhat a valós és a rendszerben szereplő készlet között.
Ez a gyakorlatban:

• pontatlan készletadatokat
• lassabb kiszolgálást
• hibás kiszedést

és nehezen visszakövethető problémákat eredményezhet

Egy WMS ezzel szemben valós időben kezeli a készletmozgásokat. A beérkezés, betárolás, kiszedés és kiszállítás adatai azonnal frissülnek a rendszerben, így minden érintett ugyanazt az aktuális információt látja. Ez nemcsak gyorsabb működést biztosít, hanem jelentősen csökkenti a hibák számát is.

A valós idejű működés különösen fontos akkor, amikor a raktár több más rendszerrel is kapcsolatban áll, például fuvarszervező, vám- vagy pénzügyi rendszerekkel. Ilyenkor az adatok folyamatos szinkronizálása alapvető elvárás, amit manuális Excel-kezeléssel hosszú távon gyakorlatilag lehetetlen biztonságosan fenntartani.

Fontos ugyanakkor hangsúlyozni, hogy az Excel nem „rossz” eszköz. Kisebb cégeknél vagy egyszerűbb folyamatok esetében megfelelő lehet. A probléma ott kezdődik, amikor a működés összetettebbé válik, a készletmozgások száma növekszik, és a vállalat hatékonyabb működést vár el.
Ilyenkor válik szükségessé egy olyan rendszer, amely nemcsak tárolja az adatokat, hanem aktívan támogatja a folyamatokat is.

Egy modern WMS nem egyszerűen egy jobb Excel, hanem egy olyan rendszer, amely:

• valós időben kezeli a készleteket (akár adatgyűjtő eszközök támogatásával)
• támogatja az automatizációt
• biztosítja az átláthatóságot
• és csökkenti a manuális működésből adódó hibákat

A különbség tehát nem csupán technológiai kérdés. A valódi különbség a működés hatékonyságában, pontosságában és átláthatóságában jelenik meg.

Szeretné hatékonyabbá tenni raktári működését?
Növelje raktára működésének hatékonyságát egy raktárkezelő rendszer bevezetésével az Excel-alapú nyilvántartás helyett. Szabaduljon meg a manuális hibáktól és az átláthatatlan táblázatoktól, és tegye a készletkezelést szervezettebbé, megbízhatóbbá és valós időben követhetővé.

Lépjen kapcsolatba szakértő tanácsadóinkkal az alábbi elérhetőségeink bármelyikén:
•    T:+36 1 205 3090
•    E: logisztika@regens.hu