Hogyan is érdemes hozzákezdeni?

Mivel nem létezik két azonos felépítésű szervezet, ezért első lépésként az aktuális folyamatok felmérését javasoljuk, ugyanis a legtöbb esetben a valós és az elvi folyamatok egyezése ritka. Ehhez célszerű olyan személyt választani, aki az adott munkacsoporttól elhatárolódva képes átlátni a szükséges feladatokat és azok egymáshoz való viszonyát, továbbá jártas a lehetséges alternatív megoldásokban is.

A felmérést követően javasolt összeállítani az új megoldásokkal kapcsolatban támasztott rövid távú igényeket és elvárásokat pontos mérőszámokkal, valamint a potenciális távlati célokat, amelyek nagyban befolyásolhatják a kiválasztandó megoldást. Szervezetenként eltérő távlati célokat lehet megfogalmazni, de mindenképpen érdemes figyelembe venni például, hogy:

• milyen eszközökön használnák az adott megoldást?
• szükséges-e a maximális eszközmobilitás biztosítása?
• mekkora adatforgalommal, forgalom bővüléssel tervez a szervezet az elkövetkező években?
• milyen IT biztonsági szintet szükséges teljesíteni a jelenlegi szerződéseink szerint?
• milyen IT biztonsági szintet szükséges teljesíteni a várható szerződések szerint?
• van-e olyan használatban lévő megoldás vagy részmegoldás, amelyet továbbra is használni tervezünk?
• a párhuzamosan (redundánsan) esetleg ismételten végzett adatrögzítést biztonsági okokból továbbra is megtartanánk?
• van-e automatizálható feladatcsoport akár a számlák kezelése terén?
• milyen adat importra és exportokra van szükségünk?
• mi a várhatóan alkalmazni tervezett idegen nyelvek csoportja?
• melyek a csatlakoztatni tervezett rendszer(ek)?
• milyen rendelkezésre állásra van szükségünk?

Megoldások keresése

Az immár részletesen feltárt igények és elvárások figyelembevételével szükséges a számunkra legmegfelelőbb megoldást az egyes szövetségek, vagy az internet nyújtotta szinte korlátlan lehetőségek között megkeresni. Érdemes alaposan szemügyre venni a kiválasztott programokat, akár egy személyes bemutató vagy demó igénylése útján.

Nagyon fontos a hands-on experience megszerzése után megismerni a használni tervezett rendszer rendelkezésre állását, amely lehet, hogy rövid távon egy drágább, de hosszabb távon megtérülő rendszer kiválasztását eredményezi. Ugyanis ismertek a logisztikai piacon olyan megoldások, amelyek stabilitása napi többszöri rendszer újraindításokkal biztosított, míg olyanok is, amelyek hónapokig futnak stabilan, amelynek köszönhetően erőforrást takaríthatunk meg az informatikai üzemeltetés terén, valamint csökken a potenciális kieső üzletek okozta vesztességek esélye.

A fentieknél némileg nehezebb feladatunk van, ha egyedi megoldásban gondolkodunk. Ilyenkor is érdemes törekedni arra, hogy részletes felhasználói betekintést szerezzünk a kiszemelt fejlesztő egy-két komolyabb korábbi termékébe, ugyanis egy tetszetős külső mögötti folyamat mind összetettségében, mind gyorsaságában eltérhet elképzeléseinktől és terveinktől, továbbá közvetetten a rendszer stabilitásáról is információt nyerhetünk.

A megismert rendszereket/fejlesztőket érdemes átláthatóan értékelni a korábban megfogalmazott elvárásaink alapján, amelyet kiegészíthetünk azon ötletekkel, amelyekre a bemutatók alapján tettünk szert. Ilyen ötletek lehetnek az adott rendszerben már elérhető szabványos adatkapcsolatok:

• 128 byte-os EDI kapcsolat,
• 512 byte-os EDI kapcsolat,
• könnyen paraméterezhető egyedi munkafolyamatok,
• csatlakozás egyedi online megbízó tájékoztató rendszerekhez, mint a WEBraktár, szállítmánykövető rendszer, online fuvarpiac integráció.

Ezen kívül, ha komolyabb elképzeléseink vannak az automatizáció és az integritás növelése szempontjából, akkor érdemes gondolni az elmúlt években felmerült alábbi lehetséges és megvalósítandó megoldásokra is:

• vonalkód alapú folyamatok kialakítása (nem csak a raktárban),
• RFID alapú folyamatok kialakítása,
• tapasztalat és precedens egyedi pl. SAP modulokkal történő integrációra, valamint
• dokumentum és szállítmány nyilvántartás gyorsítása mesterséges intelligencia felhasználásával

Végső kiválasztás

Miután átlátható és objektív értékelés után kiválasztásra került a három legjobb jelölt, érdemes egy második körös bemutatót (vizsgálatot) kérnünk a fejlesztőktől, ugyanis ekkor az előző körhöz képest már más szemmel fogjuk vizsgálni a programokat, és jövőbeli partnerünk képviselőjét. Ekkor feltehetjük pontosító kérdéseinket is, amelyekre kapott válaszok szintén nagyban befolyásolhatják végső döntésünket. Mielőtt meghozzuk a döntést javasolt alaposan elemezni az ajánlatokban foglalt bevezetési majd támogatási szolgáltatások körét, és a hozzájuk kapcsolódó reagálási időket. Érdemes lehet megvizsgálni, hogy a felek számára gyorsabb, stabilabb elérés érdekében esetleg ne helyezzük-e át a rendszer infrastruktúráját a helyi szerver szoba helyett egy felhő (Cloud) szolgáltatás biztonságos környezetébe.

Mindenképpen olyan megoldást válasszunk, amely hátterében stabil és ellenőrizhető informatikai cég áll, mert ennek hiányában kockázatos lehet a hosszútávú fejlődés biztosítása.

Reméljük rövid összefoglalónkkal hozzájárulhatunk további sikeres logisztikai rendszer bevezetésekhez, illetve várjuk megkeresésüket mind igényfelmérés, mind logisztikai rendszerek kialakításában. Aktuális logisztikai megoldásainkról az alábbi oldalon tájékozódhat.