Robbanásszerűen növekszik a munkaerő-piaci hiány, hozzávetőlegesen harmadával nőtt a betöltetlen pozíciók száma - olvasható az internetes híroldalakon és statisztikai portálokon. Ennek hatása már vámszakmai körökben is erőteljesen érezhető, gyakorlatilag az egyes pozíciók hónapokig is nyitottak lehetnek, és a szűkös kínálat miatt pedig a cégek egymástól kényszerülnek elcsábítani a szakértőket, vagy netán a szükséges kompetenciákkal nem rendelkező munkavállalókkal feltölteni az üres helyeket.

Az, hogy "nem teljes a csapat", további nehézségeket hozhat, hiszen a feladatokat ennek ellenére is maradéktalanul el kell látni a sokszor növekvő volumen mellett is. A túlóra, feszített tempó, leterheltség, stressz kedvezőtlen helyzetet terem az elkötelezett dolgozók számára is.

Összegyűjtöttünk 3 javaslatot a megoldáshoz.

1. Folyamataudit

Az ügyviteli folyamatok időről időre történő felülvizsgálatát a cégek nem, vagy nem kellő részletességgel végzik el, így sok felesleges adminisztráció/művelet maradhat fenn hosszú évekig úgy, hogy ténylegesen már nincs is rá szükség.

A napi operációban is fontos a folyamatok optimalizálása, az egyszerűsítés, hiszen minden feleslegesen kinyomtatott papír, elküldött e-mail, berögzített adat rontja a hatékonyságot.

Fontos tehát, hogy rendszeresen a legapróbb részletekig tanulmányozzuk a helyi szokásokat és korlátozzuk a feladatokat a valóban szükséges lépésekre.

Az operatív feladatok 3 kategóriába sorolhatók:

1. Elengedhetetlen: a napi operatív feladatoknak az a része, mely nélkülözhetetlen a zökkenőmentes ügyvitelhez
2. "Jó, ha megcsináljuk": könnyíti az elengedhetetlen feladatok elvégzését, esetlegesen a belső információk elérhetőségét és kényelmi célt szolgál 
3. "Így szoktuk": általában ezek azok a lépések, melyek indokoltságát már nem tudjuk igazolni, de évek óta így csináljuk és senki nem mondta, hogy már nem szükséges.

Több szempontból is az Önök javára válik, ha a 3. kategória rendszeresen "kisöprése kerül". Koncentráljanak kizárólag azokra a feladatokra, melyek elősegítik tevékenységüket és eredményességüket!

2. Automatizálás és digitalizáció

Tulajdonképpen a folyamataudit eredménye az optimalizálás, mely magában foglalja, hogy adminisztratív feladatainkat a lehető legnagyobb mértékben automatizáljuk, kerüljük a többszörös és felesleges adatrögzítést.

Sok cégnél tapasztalható, hogy szakértő kollégák az idejük nagy részét adatrögzítéssel töltik ahelyett, hogy az elektronikusan egyébként is rendelkezésre álló információk feldolgozását követően ellenőrzési, szakértői feladatokat látnának el. Ha mérlegre tennénk a ráfordítási időket, sajnos azt látnánk, hogy jelentősen több idő megy el az adatrögzítéssel, mint az érdemi munkával.

Vesse be a korszerű technológiákat: folyamatai támogatásához válasszon megfelelő szoftvereket, gondoskodjon a megfelelő informatikai háttérről (mind eszköz, mind üzemeltetési szempontból) és álljon készen a változásra.

3. Stabil háttér: Kiemelt szakértői support

Minél több feladatot bízunk az informatikai rendszereinkre, azoktól egyre inkább elvárás a folyamatos és problémamentes rendelkezésre állás. A korszerű szoftveres megoldások és üzemeltetői környezetek már nagy biztonsággal bevethetők, de mindig akadhat olyan váratlan esemény, mely szakértői beavatkozást igényel. Ilyenkor elsődleges szempont a gyors megoldás, melyhez alapvető elvárás az elérhető szakértői rendelkezésre állás, mind az ügyviteli folyamatok tekintetében, mind pedig az üzemeltetés részéről.

A jó szoftvert nem csak a funkcionalitása és felhasználó felülete határozza meg, kiemelkedően fontos, hogy könnyen elérhető szakértői támogatás álljon rendelkezésre a használatához.

Válasszon olyan IT partnereket, akik készen állnak arra, hogy alkalmazkodjanak az igényeihez és munkaidejéhez annak érdekében, hogy mindig a megfelelő szintű, biztos támogatást érezhesse!