A 'paperless office' jelentősége nem csak felkapott hóbort, jól hangzó szlogen, legfőképpen környezetvédelmi szempontok is indokolják! A 'GO GREEN' gondolkodás, ma már a vállalati működés és a vállalati kommunikáció szerves és igen fontos része, társadalmi szerepvállalás szempontjából jelentősége nélkülözhetetlen.

Nyilvánvaló és kimutatható tény, hogy a papírmentes iroda bevezetését követően az elérhető megtakarítás, nemcsak a korábban felhasznált papír mennyiségében, de a nyomtatáshoz, valamint fénymásoláshoz kapcsolódó egyéb költségekben is kimutatható! Csökken a felhasznált festékkazetták száma, csökken a multifunkciós gépek karbantartási és üzemeltetési költsége, megszűnnek a dokumentumok tárolásához, megőrzéséhez kapcsolódó költségek. A havi szintű költségek megtakarításán felül, fontos megemlíteni az időbeni nyereséget is! Csökkenthető, illetve bizonyos esetekben teljes mértékben megszüntethető a fénymásolással, nyomtatással, dokumentumok lyukasztásával és lefűzésével töltött és 'elvesztegetett' idő…

Egy cég számára sajnos elkerülhetetlen, hogy pl. a NAV előbb vagy utóbb (szerencsésebbeknek csak utóbb) utólagos ellenőrzést végezzen. Egy ilyen ellenőrzés alkalmával több évre visszamenőleg szükséges a hatóság részére biztosítani az általuk kiválasztott tételek okmányait. Rendszerint igen rövid határidővel…

Még azoknak a cégeknek is kihívásokkal teli egy ilyen jellegű ellenőrzés, melyek lelkiismeretesen és pontosan meghatározott módon archiválják papír alapon okmányaikat. Felmerülhet, hogy az adott tételhez kapcsolódóan nem került minden fontos és érintett dokumentum összefűzésre, az archivált dokumentumokat tartalmazó doboz eltűnt, vagy rosszabb esetben megsemmisült…

Egy mai modern, költséghatékony, valamint ’digitalizált’ iroda esetében, elengedhetetlen egy olyan professzionális szoftver alkalmazása, mely adott folyamatokhoz kapcsolódó dokumentumok kezelését

• rendszerezi
• megkönnyíti és felgyorsítja
• meghatározott ideig megőrzi
• a megfelelő jogosultsággal rendelkezők számára, bármikor elérhetővé teszi.

Egy elektronikus dokumentum kezelő alkalmazás lehetőséget biztosít, hogy könnyedén – akár automatikusan – feltöltésre kerüljenek a dokumentumok, majd azok minden érintett számára elérhetővé váljanak. Amennyiben szükséges, az érintett társosztályok, kollégák jegyzettel, kiemeléssel, és egyéb lehetőségekkel tudnak mások számára további információkat megosztani az érintett dokumentum kapcsán.

Az elektronikus dokumentumkezelő alkalmazások a cégen belüli folyamatoknak megfelelő, egyedi azonosítók kezelésével képes, minden érintett dokumentumot ’egy kötetben’ kezelni. Egy ilyen köteten belül, minden kapcsolódó levelezés, számla, igazolás, vámokmány, határozat és egyéb hivatalos irat megtalálható, melyek a későbbiekben fontosnak, hasznosnak, illetve kötelezőnek bizonyulhat egy utólagos ellenőrzés során!

Ami viszont a legfontosabb, hogy mindez ’pár kattintással’ bármikor, bárhonnan elérhető!