Számlázóválasztás mesterfokon

2019/28/08
Kezdő vállalkozásként igencsak komoly kihívást jelent a tökéletes számlázó program kiválasztása, a rendkívül színes és változatos paletta nem könnyíti meg az eligazodást a számlázó programok nehezen összehasonlítható világában. Ahhoz, hogy egy vállalkozás megtalálja a hozzá leginkább passzoló és igényeihez mérten a legalkalmasabb megoldást, egyidejűleg több szempontot szükséges figyelembe venni. 

Cikkünkben összegyűjtöttük a kiválasztás legfontosabb szempontjait, azok előnyeit és hátrányait. Célunk segíteni a kezdő vagy váltani vágyakozó vállalkozásoknak, hogy megtalálják a számukra legalkalmasabb megoldást, amellyel időt és pénzt spórolhatnak, egyszerűsíthetik és automatizálhatják folyamataikat, növelve ezzel hatékonyságukat és piaci helyzetüket. 

1. Számlázó programmal szemben támasztott jogszabályi követelmények  

A kiválasztás első és legfontosabb szempontja, a jogszabályi megfelelőség szem előtt tartása. A Magyarországon funkcionáló számlázó programokkal szemben támasztott legfontosabb kritériumok: 

  • kihagyás és ismétlés nélküli, folyamatos sorszámozás biztosítása 
  • nyilvántartási kötelezettség, felhasználói dokumentáció rendelkezésre bocsátása és funkciómódosítások követése 
  • „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” funkció támogatása 
  • „online számla adatszolgáltatás” támogatása 

Amennyiben a kiválasztott számlázó program és annak fejlesztője nem felel meg a fent említett kritériumok és elvárások valamelyikének, a számlázó program nem tekinthető jogszabályszerűnek. Használatuk nem javasolt, hiszen a hatályos jogszabályok figyelmen kívül hagyása komoly pénzbírsággal szankcionálható.   

2. Online vagy offline számlázás 

A számlázó program kiválasztásának igen fontos szempontja, hogy a preferencia az online vagy offline felhasználásé. Online számlázó programnak nevezzük azt a számlázó programot, ami nem a felhasználó gépére van telepítve, hanem egy szolgáltató üzemelteti és internetböngészőn keresztül használható. Az online számlázó program másik, gyakorlatban is elterjedt elnevezése a felhő alapú számlázó program, ahol a felhő az Internetet jelenti. 

Amennyiben a cél, hogy a kiválasztott alkalmazás bárhonnan, bármikor, bármilyen eszközről elérhető legyen, a tökéletes választás egy online, felhő alapú rendszer, mely internetkapcsolat esetén folyamatosan rendelkezésre áll. Fenntartásuk olcsó, hiszen nincs szükség telephelyi üzemeltetésre, hiszen azt a felhő szolgáltató végzi. Nagy előnyük továbbá, hogy platformfüggetlenek és a világ minden pontjáról használhatók.  Az online számlázás modern és innovatív, mely lényegesen gyorsabbá és hatékonyabbá teszi a számlázást. 

Az adatok biztonságát tekintve, ma már bátran állítható, tévhit az az álláspont, miszerint a klasszikus értelemben használt offline vagy „régi” programok nagyobb biztonságot nyújtanak az adatok megőrzését tekintve, mint a felhő alapú szolgáltatások. Mindezek ellenére, ha a vállalkozás számára nem kulcsfontosságú, hogy a számlázó program bárhonnan elérhető legyen és rendelkezésre álljon, akkor egy jó dobozos megoldások is ideális választásnak bizonyul. 

számlázó választás

3. Papíralapú vagy e-számlázás 

A hagyományos, papír alapú számlázás (klasszikus értelembe vett számlatömb használata) ma már elavult módszernek számít, hiszen a vele járó adminisztrációs terhek és postaköltségek igen magasak. Ezzel ellentétben, az e-számlázás köztudottan minimális idő- és energiaráfordítást igényel, valamint hatékonyabb rendszerezést és nyilvántartást. Alkalmazásuk nagy hátránya viszont, hogy elektronikusan hitelesítésük, azaz elektronikus aláírásuk és időbélyegzőjük pénzbe kerül, így minden kiállított számla után további költségek merülnek fel.  

Köztes megoldásként alkalmazható az elektronikus úton készülő, papír alapú számla kibocsátása és elektronikus továbbítása. A távszámlázás tulajdonképpen a papír alapú számlák internetes továbbítását teszi lehetővé. Ez esetben számlát egy e-mailben elküldött linken keresztül töltheti le és nyomtathatja ki a befogadó, így a kibocsátó mentesül a postai feladás kötelezettsége alól. 

Ezeket a számlákat sem aláírással, sem bélyegzővel nem kell ellátni, tehát azok továbbra is papír alapú számláknak minősülnek. A távnyomtatással kiküldött számla minden tekintetben megfelel a számla adattartalmával kapcsolatos jogszabályoknak. A program nagy előnye, hogy ügyfelének nem szükséges e-számla befogadónak lennie a számlák internetes fogadásához.    

4. Ingyenes vagy fizetős megoldás 

Az ár érzékeny, főként kisebb vállalkozások számára igen fontos kiválasztási szempontot képez a számlázó program használatba vételének ára és fizetési feltétele. A tévhitekkel ellentétben a dobozos és az online (felhő alapú) programok ára között jelentős különbség nem mutatkozik, csupán a fizetési feltételekben van némi eltérés. Rendszerint a dobozos termékek vásárlása esetén egyszeri díjfizetés szükséges, míg az online termékek használatáért havi díj fizetendő.  

Az árakat jelentősen az egyedi megoldások és fejlesztések dobják meg. Egyedi megoldásokra rendszerint nagyobb cégeknek van szükségük, akik saját ügyviteli rendszerüket szeretnék továbbfejleszti egy komplexebb, saját felületükhöz illeszkedő számlázóval. 

A piacon léteznek ingyenes megoldások is, ezek viszont lényegesen kisebb mozgásteret és lehetőséget biztosítanak felhasználóik számára, hiszen alapfunkcióikkal csak a legalapvetőbb napi adminisztrációt támogatják. 

5. Ügyféltámogatás szintje 

Szupport szolgáltatás hatalmas kincs technikai probléma vagy működéshez kapcsolódó segítségkérés esetén. Éppen azért érdemes olyan szolgáltatót keresni, akire vészhelyzet esetén is számítani lehet. Tévhit, hogy csak dobozos számlázók esetén létezik szupport szolgáltatás, felhő alapú számlázók szolgáltatói szintén üzemeltethetnek ügyfélszolgálatot. Kiválasztás esetén, fontos kritérium, hogy adott csomaghoz milyen szintű ügyféltámogatás tartozik.      

6. Integrációs lehetőségek  

Amennyiben a hosszú távú cél egy komplex, ügyviteli rendszer kialakítása, az esetben a számlázó program kiválasztásánál érdemes figyelembe venni az alkalmazás rugalmasságát és integrációs lehetőségeit a különféle webáruházak összekötésével, pénzügyi és vállalatirányítási szoftverekkel, készlet és raktárkezelő alkalmazásokkal, logisztikai programokkal és más webes platformokkal, iot eszközökkel. 

7. Kényelmi funkciók 

Nem utolsó sorban, érdemes számon tartani és figyelembe venni a kiválasztott számlázó program által nyújtott extra kényelmi funkciók listáját, mint például a tömeges és automatikus számlagenerálás. 

 

 
 
Régens Számlázó
Komplex számlázó rendszer minden cégméretre, egyszerűtől az összetett ügyviteli rendszerig!