A normál export és import okmányok kitöltése és a bejelentés megtétele nem engedély köteles tevékenység, így bárki, aki rendelkezik VPID/EORI számmal; KKK regisztrációval, valamint rendelkezésére áll egy okmánykitöltő szoftver, el tudja végezni a bejelentést a hatóság felé. Ehhez nem szükséges semmilyen képesítés, azonban minden esetben javasolt lehet az első okmányok kitöltéséhez szakmai segítség igénybevétele.

Az EV okmány kitöltésre során minden esetben a NAV által kiadott érvényes EV kitöltési útmutató alapján kell eljárni, mely az egyes eljárásokhoz kapcsolódóan tartalmazza a kitöltésre vonatkozó szabályokat, azaz, hogy adott vámeljárás során mely EV rovatok kitöltése kötelező. A kitöltési útmutató tartalmazza továbbá a kitöltés során alkalmazható kódok listáját is.

Az export és import okmányok kitöltése nagyban megegyezik, azonban iránytól függően eltérő adatmezők kitöltése szükséges.

Első körben nézzük, mire figyeljünk export irányú okmány kitöltése során?

1. Gyakori hiba a bejelentési kód helytelen megválasztása. Mindig ellenőrizzük, hogy az EU vagy EX kód tartozik a megadott rendeltetési országkódhoz.

Vizsgáljuk meg, hogy mi a rendeltetési országkód: amennyiben a rendeltetési országkód  EFTA  ország ( Izland, Liechtenstein, Norvégia és Svájc) a bejelentéskód 1 rovata EU lehet csak. 

Amennyiben nem így rögzítjük az alábbi hibát küldi vissza a NAV rendszere:  

„1/1 és 17/a rovatban kiviteli bejelentés (EX) és rendeltetési ország (CH) összefüggés hiba!”

2. Nagyon fontos a pontosan megadott feladó és címzett adat. Gyakran felmerül a hiba, hogy a megadott feladó vagy címzett nem helyesen szerepel az okmányon, esetleg valamilyen adat lemarad vagy helytelen, esetleg a jogállás kitöltése téves.

Amennyiben nem helyesen rögzítjük a partner adatot az alábbi hibákat küldheti vissza a NAV rendszere:  

„Érvénytelen vagy nem létező adat: 2. rovat, Feladó!

A(z) Exportőr EORI azonosítószáma rovatot kötelező kitölteni.”

„A(z) Feladó, a Vámkezelést kérő és a képviselő jogállása között összefüggés hiba!”

3. Gyakran előfordul, hogy az első beküldés előtt a KKK csatornán az aktiválás elmarad vagy esetleg helytelen EORI szám kerül megadásra. Mind a két esetben az alábbi üzenetet küldi vissza a NAV rendszere:

„A megadott ügyfél nevében nem küldhet üzenetet!!”

4. Az EV tétel rovatok kitöltése során ismétlődő probléma, hogy a csomagolási adatok hiányosan kerülnek kitöltésre. Minden esetben fontos ellenőrizni, hogy megadásra került a csomagolási jel, szám és mennyiség, ezek hiánya miatt ugyanis hibával tér vissza az elektronikus üzenet.

Gyakori kérdésként merül fel, hogy kell rögzíteni a csomagolási adatokat, ha több tételes az árunyilatkozat és csak 1 darab  csomagról van szó?

Ez esetben az egyik tételen szükséges megadni a valós csomag adatokat, míg a többi tételen a csomagszám már lehet 0, amennyiben a csomagjel és csomagkód adatok megegyeznek.

5. Az Indulási és Rendeltetési ország és a biztonság és védelmi adatok kitöltése is sok esetben elmarad, ekkor az alábbi hibaüzenetek érkezhetnek:

„A(z) indulási és a rendeltetési ország kódját (Védelmi adatok,  altip = BFO**) minden esetben kötelező megadni!”

„A(z) 17/a Rendeltetési országkód rovatot kötelező kitölteni.”

6. Export EV esetén a 33-as rovat megfelelő kitöltése kiemelten fontos. Amennyiben az adatok közötti összefüggés hiba van vagy nem kerül kitöltése egy fontos adat, a hibás rovatok megnevezésével az alábbi hibaüzenetek fordulhatnak elő:

„A(z) 33/1 és 33/3 rovatban vámtarifaszám és TARIC kiegészítő kód(1) összefüggés hiba!Tételsorszám: >>> 1. <<<”

„A(z) 33/1 és 33/4 rovatban vámtarifaszám és TARIC kiegészítő kód(2) összefüggés hiba!Tételsorszám: >>> 1. <<<”

„A(z) 33/3 és / vagy a 33/4 rovatban TARIC kiegészítő kódot kötelező megadni!Tételsorszám: >>> 1. <<<”

„A(z) 33/5 Nemzeti kiegészítő kód rovatot kötelező kitölteni.Tételsorszám: >>> 1. <<<”

7. Visszatérő hiba továbbá, hogy hiányosan kerül kitöltésre az EV 44-es rovata a Különleges megjegyzések. Az export okmány kitöltése során érdemes minden esetben ellenőrizni a TARIC oldalon, hogy milyen igazoláskódok és okmánykódok alkalmazandók az adott tarifaszám/rendeltetési ország vonatkozásában. Külön kiemelendő, hogy export irányban a számlaszám megadása nagyon fontos az okmányok között, erre mindig figyelni kell, hogy ez rögzítésre kerüljön!

Sorozatunk következő részében az import irányú bejelentések gyakran elkövetett hibáit fogjuk összegyűjteni.